Nowe technologie mogą usprawnić nie tylko nasze życie codzienne, ale i coraz częściej są wprowadzane do różnych branż i zawodów, gdzie wspierają i ulepszają codzienną pracę. Można by wymieniać bardzo wiele zawodów, które taki proces informatyzacji przeszły, a co za tym idzie sam charakter pracy w takich zawodach odrobinę się zmienił i jest inny niż był lata wstecz. Obecnie coraz częściej mówi się o informatyzacji obsługi prawnej. Na czym miałaby ona polegać?
Jak to wygląda w kancelariach?
Bardzo wiele kancelarii obecnie działa w bardzo tradycyjny sposób. Nie wykorzystują one właściwie żadnych narzędzi informatycznych, ani takich, które wspierają prowadzenie biznesu, ani takich, które koncentrują się już na samej obsłudze klientów. Jak pokazują badania, w wielu kancelariach w powszechnym użytku są jedynie programy pozwalające na tworzenie i edytowanie dokumentów. Nowoczesne narzędzia dedykowane dla obsługi prawnej mogą to jednak zmienić.
Na czym miałaby polegać informatyzacja?
Podstawową kwestią jest samo ewidencjonowanie czasu pracy prawników, którzy działają w ramach kancelarii. Każda sprawa jest inna i czasem naprawdę ciężko jest równomiernie rozłożyć pracę na osoby działające w kancelarii. Poprzez coś tak prostego i oczywistego, jak ewidencjonowanie czasu pracy można porównywać i mierzyć czas, jaki przepracowuje każdy zatrudniony, co ułatwia też zarządzanie kancelarią.
Osoby, które w swojej codziennej praktyce zawodowej zarządzają kancelarią deklarują, że używają oprogramowania do obsługi księgowości czy też kadr. Potrzebne są jednak narzędzia, które wspomagałyby samo zarządzanie prowadzonymi sprawami. Mowa tutaj o dostępie do statusów prowadzonych spraw, możliwość posiadania bazy szablonów dokumentów, które często są wykorzystywane, problematyczne są też kwestie rozliczania pojedynczych zleceń, a także rejestrowanie wszystkich kontaktów z klientami. Jak widać, zwykłe, prozaiczne czynności, jakie związane są z obsługą prawną mogłyby i za pewne będą w przyszłości obsługiwane przez komputery, a właściwie dedykowane oprogramowanie. O ile w przypadku niewielkich kancelarii problem może nie być aż tak palący o tyle w dużych kancelariach możemy mieć do czynienia z chaosem i brakiem odpowiedniej optymalizacji czasu pracy osób tam zatrudnionych. Dobrym rozwiązaniem byłyby narzędzia, które wspomagałyby wykonywanie wszystkich rutynowych czynności, których przecież nie brakuje w codziennej pracy.