Drukarka fiskalna to nieodłączny sprzęt, jaki znajdziemy w każdym sklepie, czy miejscu, w którym wykonuje się transakcje. Za jej pomocą możemy wydrukować pokwitowanie w postaci paragonu, które jest jednocześnie dowodem zakupu danego towaru. Jednak na rynku dostępnych jest wiele modeli, różniących się od siebie pod względem właściwości.
Jednym z podstawowych błędów związanych z wyborem kasy fiskalnej jest niewłaściwe oszacowanie bazy towarowej. Każde urządzenie fiskalne posiada określoną liczbę możliwych do zaprogramowania towarów, tzw. PLU (ang. price look-up unit). Ta baza, to towary lub usługi, którymi będziesz handlował. Biorąc pod uwagę, że kolejną kasę fiskalną nabędziesz najprawdopodobniej po upływie 5 lat (termin użytkowania jednego urządzenia fiskalnego reguluje polskie prawo), warto przy wyborze kasy zastanowić się nad wysokością PLU w urządzeniu.
Mając już właściwie oszacowaną bazę towarową czas na określenie czy kasa fiskalna powinna być urządzeniem stacjonarnym czy mobilnym. O ile prowadząc sklep w konkretnej lokalizacji nie ma większych wątpliwości co do rodzaju urządzenia (tak, tutaj stacjonarna kasa, trwale zasilana prądem będzie wygodniejsza), o tyle prowadząc działalność usługową warto rozważyć zakup kasy przenośnej (taka kasa może oczywiście pełnić funkcję kasy stacjonarnej). Wróćmy do naszego gabinetu kosmetycznego.
Branża beauty coraz częściej wymusza na przedsiębiorcach świadczenie swoich usług poza miejscem, w którym prowadzona jest na co dzień działalność, np. w domu klienta podczas przygotowań ślubnych, czy w plenerze podczas sesji zdjęciowych. W takiej sytuacji, zalecanym rozwiązaniem jest wybór niewielkiej kasy mobilnej, która na naładowanym akumulatorze może pracować nawet 5h. Niewątpliwą zaletą kas przenośnych są ich gabaryty; zazwyczaj mieszczą się one w damskiej torebce czy w schowku samochodowym.
Mobilna kasa rejestrująca to nic innego jak przenośna kasa fiskalna. Z reguły są to niewielkie urządzenia, które przeznaczone są dla małych i średnich punktów sprzedaży oraz przedsiębiorstw, które oferują sprzedaż terenową, wymagającą stałego przemieszczania się pracownika i świadczenia usługi w różnych miejscach. Mobilne kasy fiskalne oferują możliwość zabrania ich ze sobą przez pracowników, którzy wyruszają w teren. Są to produkty o niewielkim rozmiarze i wadze, dzięki czemu bez trudu zmieszczą się do torebki czy nawet aktówki. Przenośna kasa fiskalna nie wymaga jakiegoś odmiennego sposobu przeprowadzenia formalności związanych z jej zainstalowaniem. Procedura przebiega tu według trybu standardowego. Przedsiębiorca decydujący się na stosowanie tego typu produktów zobowiązany jest zgłosić do Urzędu Skarbowego informację na temat ilości stosowanych kas oraz miejsca ich instalacji z wyraźnym dopiskiem, że chodzi o urządzenia przenośne. Następnym krokiem jest przeprowadzenie procesu fiskalizacji kasy oraz zgłoszenia faktu dokonania tego w ciągu siedmiu dni do Urzędu Skarbowego. W efekcie tych czynności zostanie przyznany unikatowy numer ewidencyjny. Od tego momentu można używać kasy mobilnej w dowolnym miejscu, bez konieczności powiadamiania Urzędu o różnych lokalizacjach dokonywanych przez urządzenie operacji.
Teoretycznie, każda kasa może być użytkowana jako produkt mobilny, o ile tak zostanie zgłoszona w Urzędzie podczas wyrabiania numeru ewidencyjnego. Jeżeli zamierzamy jednak korzystać z niej w sposób przenośny, warto postawić na produkt sygnowany jako mobilny, który został tak zaprojektowany, by jego przemieszczanie się było możliwie jak najbardziej komfortowe dla użytkownika. Kasy mobilne mają specjalną budowę i kształt, co ułatwia ich łatwe przewożenie i przechowywanie w warunkach terenowych. Standardowe kasy o znacznie większym rozmiarze tracą na funkcjonalności i wygodzie.
Częstym błędem przy wyborze kasy fiskalnej jest skupienie się tylko i wyłącznie na jej podstawowych funkcjach, takich jak rejestracja sprzedaży i wystawienie paragonu. Z biegiem czasu jednak, kiedy nasz biznes ewoluuje (czego życzymy wszystkim przedsiębiorcom) okazuje się, że aby nasza sprzedaż przebiegała płynnie i sprawnie potrzebne są nam dodatkowe funkcjonalności. Wybraliśmy, naszym zdaniem najważniejsze:
– Możliwość płatności kartą
Wybierając kasę fiskalną warto pamiętać, że nie każda kasa jest homologowana z obsługą terminala płatniczego. Jeśli więc chcemy zaoferować klientom taką formę płatności należy o tym pamiętać przed zakupem urządzenia, a nie po.
– Dodatkowe urządzenia
Konieczność podłączenia dodatkowych urządzeń, wspierających i usprawniających sprzedaż również jest istotna już w fazie poszukiwań kasy. Decydując się za zakup konkretnego modelu, koniecznie zapytaj w punkcie Autoryzowanego Partnera ELZAB , czy oby na pewno wybrana przez Ciebie kasa ma możliwość podłączenia sprzętu około kasowego, ze szczególnym uwzględnieniem: szuflady kasowej, czytnika kodów kreskowych lub wago-skanera.
– Kopia elektroniczna paragonu
Polskie prawo wyraźnie reguluje sposób archiwizacji danych zarejestrowanych przy użyciu kasy fiskalnej. Jeszcze przed zakupem musisz wybrać, na które z dostępnych rozwiązań się decydujesz: kasę z rolką papierową lub kasę z kopią elektroniczną paragonu. Zmiana sposobu archiwizacji wykonanych transakcji w trakcie użytkowania kasy nie będzie możliwa. Jest to wybór jednorazowy dla konkretnego urządzenia. Warto zaznaczyć, że kasy z kopią elektroniczną są wygodniejsze, nie trzeba bowiem przechowywać stert rolek paragonowych, w odpowiednich warunkach, przez okres min. 5 lat.
Przepisy ustawy przewidują także sytuacje, które umożliwiają zwolnienie z obowiązku posiadania kasy fiskalnej. Jednak nie dotyczą one przedsiębiorców, którzy wykonują wyżej wymienione usługi. Zwolnienie może przysługiwać firmom, które świadczą małą ilość usług lub osiągają niski próg obrotu. Instalowanie kasy rejestrującej nie jest obowiązkowe jeżeli w danym roku podatkowym przedsiębiorca nie przekroczy wysokości dwudziestu tysięcy obrotu. W takich przypadkach wystarczy wystawienie faktury VAT na wszystkie przeprowadzone transakcje. Jeżeli jednak warunki sprzedażowe się zmienią, a wysokość obrotu przekroczy dopuszczony limit, przedsiębiorca zobowiązany jest do zainstalowania takiej kasy w przeciągu dwóch miesięcy. Z obowiązku zwolnieni są także przedsiębiorcy z niektórych branż, do których należy zaliczyć świadczenie usług edukacyjnych, niektórych prawniczych, usług związanych z rolnictwem, telekomunikacją, utylizowaniem odpadów, usług finansowych, pocztowych czy noclegowych.
Omawiając aspekty, na które warto zwrócić uwagę podczas wyboru odpowiedniej kasy fiskalnej, należy na wstępie zaznaczyć, że zakup używanego urządzenia nie jest najlepszym rozwiązaniem. Jedynie pozornie może wydawać się ekonomicznym ruchem, który pozwoli na poczynienie oszczędności. W rzeczywistości, bardzo często jest posunięcie, na którym wcale nie zarobimy. Należy bowiem wiedzieć, że decydując się na używaną kasę fiskalną, decydujemy się również na utratę możliwości skorzystania z ulgi Urzędu Skarbowego, która może sięgać nawet kwoty siedmiuset złotych, a dodatkowo będziemy zmuszeni do przeprowadzenia wymiany modułu fiskalnego z przyporządkowanym do poprzedniego właściciela numerem NIP. Koszt takiej usługi wynosi kilkaset złotych. Gra nie jest zatem warta świeczki. Jeżeli z kolei postawimy na nowy sprzęt, możemy go zakupić jedynie u autoryzowanego sprzedawcy, który posiada stosowne pozwolenia.
Dzięki za dobry wpis 🙂